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Chaque version d'un document qualité est indicée. Le document prend son indice effectif que lorsque celui-ci est validé (tant que le document est en cours de rédaction, son indice est un indice temporaire attribué à tous les documents de travail). Lorsqu'un document doit être révisé, le système fait une copie du document en cours d'application sur lequel le groupe de travail peut faire toutes les modifications nécessaires. Cette copie (document de travail) a un indice temporaire "0". Dès que ce nouveau document est validé, il prend son indice effectif (l'ancien incrémenté de 1) et l'ancienne version est automatiquement archivée.
La version actuelle (applicable) est celle possédant l'indice le plus élevé. Les versions antérieures sont archivées, consultables et utilisables pour la création d'un nouvel indice.
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